Câu hỏi "khách sạn 30 phòng thì mua bao nhiêu bộ ga" nghe đơn giản nhưng hay bị trả lời sai theo hai hướng ngược nhau. Mua thiếu thì đến 14h buồng phòng đứng đợi máy giặt, phòng sạch mà chưa trả được cho lễ tân. Mua thừa thì hàng chục triệu nằm im trong kho, vải để lâu không dùng vẫn ố và vẫn mục.
Ngành lưu trú có một đơn vị đếm riêng cho việc này, gọi là par level. Hiểu đúng nó thì con số cần mua tính ra trong ba phút, và quan trọng hơn, bạn biết vì sao con số đó thay đổi khi chuyển từ tự giặt sang thuê ngoài.
Một par là số lượng đủ dùng cho toàn bộ khách sạn một lượt. Vấn đề là tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày, hàng vải của bạn không nằm ở một chỗ mà nằm ở ba chỗ cùng lúc.
Đó là lý do 3 par là chuẩn tối thiểu của ngành, không phải con số cho sang. Nếu chỉ mua 2 par, bạn vừa bỏ đi lớp dự phòng: hôm nào máy hỏng, hôm nào khách trả phòng dồn, hoặc đơn giản là hôm nào trời mưa đồ lâu khô, là buồng phòng thiếu hàng ngay hôm đó.
Công thức chuẩn rất gọn:
Số món trên mỗi giường × tổng số giường × mức par
Chú ý chữ giường, không phải phòng. Đây là chỗ sai phổ biến nhất. Khách sạn 30 phòng nhưng có 8 phòng twin hai giường đơn thì số giường thực tế là 38, và toàn bộ ga, vỏ gối, khăn tính theo 38 chứ không phải 30. Nhân với 3 par, chênh lệch đã là gần một trăm món.
Tương tự, số vỏ gối không phải một cái một phòng. Cấu hình phổ biến ở Việt Nam là hai gối mỗi giường, nhiều khách sạn còn để thêm gối ôm hoặc gối phụ, nên con số thực tế thường là bốn vỏ gối cho mỗi giường đôi.
Đây là bảng tính sẵn để bạn đối chiếu. Lưu ý cột giữa và cột phải khác nhau ở đúng một biến: thời gian quay vòng.
Con số 1.080 thường làm chủ khách sạn giật mình, vì nó gấp mười hai lần số món dùng thực tế trong một ngày. Nhưng nhìn lại sơ đồ ba lớp ở trên thì nó hợp lý: bạn không mua hàng để dùng, bạn mua hàng để luôn có sẵn trong lúc hai phần ba số hàng đang bận ở chỗ khác.
➡ Cùng chủ đề, đừng bỏ lỡ
Đây là phần hay bị bỏ sót nhất khi khách sạn chuyển từ tự giặt sang thuê ngoài. Nhiều nơi giữ nguyên kho 3 par rồi ngạc nhiên vì tuần nào cũng thiếu hàng.
Lý do nằm ở lớp thứ hai trong sơ đồ. Khi tự giặt, lớp đó quay vòng trong vài giờ, đồ thay buổi sáng chiều đã sạch. Khi thuê ngoài, lớp đó rời khỏi khách sạn và thường mất 48 đến 72 giờ mới quay lại, tính cả thời gian gom, vận chuyển hai chiều và xếp lịch xưởng. Trong suốt hai ba ngày đó, lớp thứ hai không tồn tại trong kho của bạn.
Vì vậy mức hợp lý khi thuê ngoài là 3,5 đến 4 par. Chi phí tăng thêm là một lần mua, còn cái được là buồng phòng không bao giờ phải đợi.
Có một cách rẻ hơn là mua thêm: thương lượng chu kỳ. Nếu chọn được đơn vị nhận và trả hàng hằng ngày thay vì hai ba ngày một lần, bạn kéo lớp thứ hai về gần với mô hình tự giặt và có thể ở lại mức 3 hoặc 3,5 par. Khi so sánh nhà cung cấp, hãy hỏi thẳng tần suất giao nhận và thời gian cam kết trả hàng, vì hai con số đó ảnh hưởng tới số tiền mua vải ban đầu nhiều hơn là chênh lệch vài nghìn đồng mỗi ký. Các đơn vị nhận giặt theo hợp đồng cho khối lưu trú thường có sẵn nhiều mức tần suất khác nhau, nên đây là thứ nên đưa vào bàn đàm phán ngay từ đầu.
Par level trả lời câu hỏi mua bao nhiêu. Câu hỏi còn lại là bao lâu thì phải mua lại, và ở đây các hạng mục không hề giống nhau.
Khoảng cách giữa 70 lần và 250 lần là lý do bạn không nên lập một khoản "thay mới hàng vải" chung cho cả năm. Khăn mặt và khăn tắm cần được tính riêng, mua bổ sung theo quý; ga và ruột chăn thì gần như thay theo năm.
Đổi ra thời gian thực tế: một khách sạn công suất 70% thì mỗi bộ trong kho 3 par được dùng khoảng 85 lần mỗi năm. Nghĩa là khăn mặt đi hết vòng đời trong chưa tới một năm, khăn tắm khoảng 14 tháng, còn ga và vỏ gối trụ được quãng 15 đến 21 tháng. Con số này khớp với kinh nghiệm ngành là hàng vải cotton nên thay sau khoảng hai năm.
Một chi tiết đáng tiền: nhiệt độ giặt ảnh hưởng tới tuổi thọ nhiều hơn hầu hết chủ khách sạn tưởng. Giặt ở nhiệt độ thấp với hoá chất phù hợp có thể kéo dài tuổi thọ vải đáng kể so với giặt nóng và tẩy mạnh. Khi làm việc với xưởng ngoài, quy trình giặt của họ chính là thứ quyết định bạn phải mua lại vải sau 12 tháng hay sau 20 tháng.
Mua tất cả cùng một lô. Nghe hợp lý vì được giá tốt, nhưng hệ quả là toàn bộ kho già đi cùng nhau và hết vòng đời cùng lúc. Chia làm hai đợt cách nhau vài tháng thì dòng tiền thay mới cũng rải đều, không dồn thành một cú.
Không đánh dấu lô. Không có ký hiệu lô thì sau một năm bạn không biết cái khăn đang cầm đã giặt 40 lần hay 140 lần, và quyết định thay mới thành cảm tính. Một mũi chỉ màu ở góc, mỗi lô một màu, là đủ.
Bỏ qua hao hụt. Khăn mất, khăn bị khách mang đi, khăn dính vết không cứu được. Tỷ lệ này khác nhau theo từng khách sạn nhưng không bao giờ bằng không, nên khi tính ngân sách năm hãy cộng thêm phần dự phòng thay vì chỉ tính theo vòng đời lý thuyết.
Đếm theo giường chứ không theo phòng. Nhân với 3 par nếu tự giặt tại chỗ, 4 par nếu thuê ngoài quay vòng hai ba ngày. Tách ngân sách thay mới của khăn ra khỏi ga vì hai nhóm này hỏng với tốc độ rất khác nhau. Và khi chọn đơn vị giặt, hỏi tần suất giao nhận trước khi hỏi đơn giá, vì chính tần suất mới quyết định bạn phải bỏ ra bao nhiêu tiền mua vải ngay từ đầu.
